Solution full web de gestion des temps et de suivi des activités
Présentation
SUIVACT répond aux besoins essentiels de tout organisme souhaitant suivre l’activité de leurs collaborateurs. Pour le contrôle de gestion et les managers, SUIVACT va répondre aux questions suivantes :
- comment se répartit l’activité de notre société, de nos consultants ?
- sur quelles missions, quels clients (externes ou internes), intervenons nous ?
- quel est le plan de charge prévisionnel de nos consultants ?
- quels sont les consultants disponibles à partir d’une date donnée ?
- quels sont les écarts entre les temps passés prévisionnels et les temps effectifs par mission ?
- quelles marges dégageons-nous globalement, par client, par type de mission, par mission ?
L’obtention de ces informations constitue trop souvent pour les responsables un véritable parcours du combattant : relancer les retardataires, faire saisir les feuilles de temps, agréger les informations et sortir quelques indicateurs, souvent avec beaucoup de retard…
L’objectif du service proposé par SUIVACT est de rendre tout ce process fluide et efficace, de faire disparaître pour les contrôleurs de gestion toutes les tâches répétitives qui peuvent être évitées.
Les avantages
- La performance des entreprises passe par la maîtrise des dépenses et donc du temps passé par les collaborateurs sur les tâches, missions ou projets qui leurs sont affectés.
- Doté d’une ergonomie simple et conviviale SUIVACT est l'outil opérationnel full web de suivi et gestion des temps et des activités.
- SUIVACT peut être installé sur votre serveur Intranet, ou hébergé sur un serveur Internet sécurisé.
- Simple d’utilisation et rapide à mettre en œuvre, il est doté d’écrans de gestion qui vous permettent d’être entièrement autonome, quelle que soit la structure de votre organisme.
Les fonctionnalités
Saisie des temps à distance et compilation en temps réel
- Chaque collaborateur est affecté automatiquement ou manuellement sur ses travaux (tâches, prestations, projets clients ou projets internes).
- Les collaborateurs, où qu'ils soient, saisissent les temps passés sur un ou plusieurs projets, missions, dossiers…
- L’unité de temps peut être l'heure, la demi-journée, la journée ou le pourcentage dans la journée.
- Vous consultez les tableaux de bord en temps réel
Gestion des missions
- Accès aux fiches des tâches/ missions/ projets gérés
- Analyse des marges par mission / projet géré
- Visualisation des temps saisis sur vos missions.
Sorties automatisées
Les gestionnaires ou responsables de missions ont accès en temps réel à l'ensemble des informations saisies par les consultants ou collaborateurs et peuvent éditer à tout moment des états détaillés ou synthétiques de l’avancement des projets.
- Plan de charge par mission
- Bilan de remplissage des temps
- Visualisation des temps saisis (par projet, mission, salarié…)
- Analyse financière de l’activité (charges, coûts, marges…) sous forme de tableaux prédéfinis ou de tableaux libres
Analyse des coûts en temps réel
- Accès à la ventilation analytique des heures travaillées
- Comptabilisation des heures ou des jours travaillés à refacturer aux clients
- Calcul du CA réalisé et prévisionnel
- Visualisation à la demande de la marge globale et par prestation, après avoir indiqué pour chaque salarié (ou par grade) son coût interne
Administration
- Gestion de la structure d’appartenance de chaque collaborateur
- Gestion des droits d'accès de façon à limiter et sécuriser les informations contenues dans Suivact
- Gestion des langues (interface adaptée à la langue de l'utilisateur)
- Gestion des tables de paramétrage : gestion des clients, gestion des missions, gestion des ventilations.
- Prix de revient des consultants
SUIVACT, c'est aussi :
- La gestion des notes de frais (en option) : vous souhaitez centraliser les frais et les affecter à la mission correspondante.
- La facturation (en option) : vous voulez savoir quand et combien facturer pour chacune des missions en cours, et pouvoir générer vos factures en fonction des temps saisis, de la sous-traitance et des frais.
- Une interface disponible en standard en français et en anglais
